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Administration commerciale externalisée à Pau
Pau est un pôle économique majeur du Sud-Ouest, avec une forte concentration d’entreprises industrielles liées à l’aéronautique et à l’énergie (pétrole, gaz), ainsi que des professions libérales, des PME de services et des sous-traitants. Ces structures ont souvent des cycles de facturation complexes, avec des délais de paiement contractuels longs et des dossiers à suivre sur plusieurs mois.
La gestion commerciale y est rigoureuse : les devis sont encadrés par des cahiers des charges précis, les factures doivent respecter les délais légaux de paiement et les relances doivent être documentées. J’interviens à Pau pour prendre en charge ces tâches avec méthode, en m’adaptant aux contraintes spécifiques de votre secteur.
Pour les professions libérales paloisses — avocats, consultants, architectes, experts — j’assure le suivi des honoraires, la relance des impayés et la préparation des documents pour votre expert-comptable. Pour les sous-traitants industriels, j’assure le suivi des bons de commande, des livraisons et des factures.
La totalité de mes missions à Pau est réalisée à distance : accès partagé à votre CRM, votre messagerie et vos documents suffit pour assurer un suivi rigoureux. Un déplacement en présentiel est possible pour la réunion de cadrage initiale si vous le souhaitez.
Basée à Urcuit (environ 80 km de Pau), j’interviens au-delà des frontières du Pays Basque pour les entreprises qui bénéficient d’un accompagnement entièrement à distance.
Facturation, devis et suivi des encaissements
La facturation est au coeur de votre activité commerciale. Un devis non relancé, une facture envoyée en retard ou un impayé non suivi, ce sont des pertes directes pour votre entreprise.
Je prends en charge l’intégralité du cycle de facturation :
Chaque document est produit selon vos modèles et votre charte graphique. Je travaille avec les outils que vous utilisez déjà (Pennylane, Freepro, Sellsy, Google Drive, Excel…) ou je vous aide à en mettre un en place si vous n’en avez pas encore.
Un suivi de facturation rigoureux améliore directement votre trésorerie et réduit le temps passé à courir après vos paiements. Pour aller plus loin sur la pré-comptabilité liée à cette activité, consultez ma page secrétaire comptable.
Suivi client, CRM et tableau de bord
Un CRM bien tenu et des tableaux de bord à jour vous permettent de prendre les bonnes décisions au bon moment. Sans ces outils, les relances tombent aux oubliettes, les prospects se refroidissent et les opportunités se perdent.
Je gère et maintiens à jour vos outils de suivi commercial :
Je m’adapte à votre CRM existant (HubSpot, Pipedrive, Sellsy, Notion…) ou je vous aide à structurer un suivi simple sur Google Sheets si vous partez de zéro.
Un suivi commercial régulier évite les pertes d’information entre deux relances et professionnalise votre image auprès de vos clients.
Gestion des dossiers et suivi administratif des ventes
L’administration des ventes recouvre tout ce qui se passe entre la signature du devis et le paiement final. C’est souvent là que les dossiers se perdent, que les délais dérapent et que les clients se sentent abandonnés.
Je prends en charge le suivi administratif complet de vos opérations commerciales :
Ce suivi rigoureux renforce la relation client, améliore votre réputation et limite les litiges. Il s’articule naturellement avec les missions de gestion administrative que je propose en parallèle pour les dirigeants qui ont besoin d’un soutien plus large.
Du coup de pouce au bras droit mensuel
Je propose trois niveaux d’intervention, adaptés à votre situation et à l’évolution de vos besoins.
Le coup de pouce : une intervention ponctuelle, ciblée sur un besoin immédiat. Vous avez un stock de devis à traiter, une vague de relances à lancer, un CRM à remettre à jour ? J’interviens rapidement, sans engagement.
L’autonomie sereine : je mets en place les outils et les processus dont vous avez besoin (CRM, tableaux de suivi, modèles de documents), puis je vous forme à leur utilisation. Vous reprenez la main en étant mieux équipé.
Le bras droit mensuel : un accompagnement régulier sur tout ou partie de votre administratif commercial. Je fonctionne comme une assistante commerciale à temps partiel, intégrée à votre fonctionnement sans les contraintes d’une embauche.
Toutes mes formules sont disponibles à distance ou en présentiel, sur le Pays Basque et les Landes.
Contactez-moi pour un audit gratuit de votre organisation commerciale.
Vous avez un besoin commercial à déléguer ?
Vous avez des questions ?
Réponse directe : Plusieurs signaux concrets indiquent qu’il est temps de déléguer. Des devis non relancés, des factures envoyées en retard, un CRM non tenu à jour ou un suivi client lacunaire sont des indicateurs fiables. Si ces tâches occupent plus de cinq heures par semaine, l’externalisation devient souvent rentable dès le premier mois.
Dans mon expérience avec les TPE et professions libérales du Pays Basque, le déclencheur est souvent une période de croissance. L’activité augmente, mais l’organisation administrative ne suit pas. Les retards de facturation s’accumulent, les clients relancent eux-mêmes, et le dirigeant perd du temps à chercher des informations éparpillées. Une assistante commerciale indépendante comme Audrey Gestion intervient sans période d’essai, sans charges patronales et sans engagement long terme. Je réalise un audit gratuit de votre organisation pour identifier les tâches à déléguer en priorité et vous proposer une formule adaptée à votre charge réelle.
Réponse directe : Une assistante salariée implique un CDI, des charges patronales, une mutuelle et la gestion des congés. Une assistante indépendante est rémunérée à la mission ou au forfait mensuel, sans contraintes d’embauche. Vous ne payez que le temps effectivement travaillé pour votre entreprise.
Le statut d’indépendante offre une flexibilité que l’embauche ne peut pas garantir. Si votre activité ralentit deux mois, je réduis mon intervention sans préavis. Si elle s’emballe, j’augmente mon temps disponible selon les formules définies. Audrey Gestion facture ses prestations en tant que micro-entrepreneur, ce qui simplifie la comptabilité côté client : pas de déclaration URSSAF à gérer, pas de bulletin de salaire à éditer, et pas de risque prud’homal en cas de rupture. Pour les TPE et indépendants du Pays Basque qui ne peuvent pas justifier un poste à plein temps, c’est souvent la solution la plus adaptée.
Réponse directe : La délégation efficace repose sur trois points : des accès partagés aux bons outils, des reportings réguliers et un périmètre d’action clairement défini. Vous gardez la décision finale sur chaque dossier. Je prends en charge l’exécution et le suivi.
Au démarrage de chaque mission, je réalise un cadrage précis avec le client : quelles tâches sont déléguées, quelles informations je peux communiquer seule, et à quel moment je dois vous solliciter. Audrey Gestion travaille en transparence totale : accès partagé au CRM, tableau de bord mensuel avec les actions réalisées, et disponibilité pour un point hebdomadaire si vous le souhaitez. Les clients qui me confient leur suivi de relances reçoivent chaque semaine un récapitulatif des factures relancées, des réponses obtenues et des dossiers à escalader. Cette organisation maintient votre visibilité sans vous mobiliser sur l’exécution.
Réponse directe : Un commercial salarié prospecte et vend. Une assistante commerciale gère l’administratif qui suit la vente. Ces deux fonctions sont complémentaires, non interchangeables. Pour une TPE, externaliser l’administratif commercial libère le dirigeant pour qu’il se concentre sur la vente, sans le coût d’un poste supplémentaire.
La confusion entre « assistante commerciale » et « commerciale » est fréquente. Un commercial salarié en Pays Basque représente un coût annuel de 35 000 à 55 000 euros charges comprises, avec une obligation de résultat en chiffre d’affaires. Une assistante commerciale externe comme Audrey Gestion coûte entre 500 et 2 000 euros par mois selon le volume de missions, sans charges patronales. Son rôle est d’organiser, de structurer et de fiabiliser le back-office commercial afin que vous, ou votre équipe de vente, puissiez être plus efficaces en front. Les deux fonctions peuvent coexister dans une structure en croissance.
Réponse directe : Le secrétariat classique couvre la gestion du courrier, les agendas et l’accueil. L’assistanat commercial est centré sur le cycle de vente : devis, facturation, CRM, relances, reporting et administration des ventes. C’est un périmètre plus ciblé, orienté chiffre d’affaires.
Un secrétariat généraliste traite l’ensemble des flux administratifs d’une entreprise. L’assistanat commercial se focalise sur les flux liés à la relation client et à la performance commerciale. Chez Audrey Gestion, les deux compétences sont disponibles. Je peux intervenir sur votre gestion administrative globale (courrier, agendas, classement…) comme sur votre cycle commercial (devis, facturation, CRM, relances). Cette double compétence est un avantage réel pour les petites structures où les besoins débordent souvent d’un périmètre strict. Si vous souhaitez en savoir plus sur le volet purement administratif, consultez ma page de gestion administrative.
Réponse directe : Une assistante commerciale externalisée prend en charge la rédaction des devis, l’envoi des factures, le suivi des encaissements, les relances clients, la tenue du CRM, la mise à jour des fiches prospects, la préparation des tableaux de bord et l’archivage des dossiers commerciaux.
Dans la pratique, mes missions chez Audrey Gestion varient selon la structure. Pour un artisan en Pays Basque, je me concentre souvent sur la facturation et les relances impayés. Pour un cabinet libéral, l’enjeu est la tenue du fichier clients et la gestion des relances de rendez-vous. Pour une PME avec une équipe commerciale, j’interviens sur le CRM, les rapports d’activité et le suivi des dossiers. Le dénominateur commun : je libère le dirigeant des tâches répétitives à forte valeur administrative pour qu’il se concentre sur la relation client et le développement.
Réponse directe : La mise en place se déroule en trois étapes : audit des outils existants, paramétrage ou migration des données, puis prise en main opérationnelle avec un reporting régulier. La première session de cadrage prend généralement une demi-journée.
Lors de mes missions de mise en place CRM en Pays Basque, je commence toujours par un état des lieux de ce que le client utilise déjà, même si c’est un simple tableau Excel. Je propose ensuite un outil adapté à la taille de la structure et à son budget : HubSpot gratuit, Notion, Google Sheets structuré, Sellsy. L’import des données existantes, la création des champs personnalisés et la définition des étapes du pipeline sont réalisés lors de la première session. Ensuite, je gère la mise à jour régulière des fiches, le suivi des opportunités et la production d’un tableau de bord mensuel. Aucune compétence technique n’est requise de votre côté.
Réponse directe : La gestion des relances suit un protocole progressif : rappel amiable par email à J+7, relance téléphonique à J+15, mise en demeure à J+30. Chaque étape est documentée et tracée dans un tableau de suivi partagé.
Les impayés sont une réalité que beaucoup de TPE du Pays Basque gèrent mal par manque de temps ou par gêne à relancer un client. Pourtant, une relance bien menée dans les délais est rarement mal perçue. Chez Audrey Gestion, je prends en charge le processus de relance de manière méthodique et professionnelle. Je rédige les emails de relance en votre nom, je note les échanges dans votre CRM et je vous signale les cas qui nécessitent une intervention directe ou un recours au recouvrement. Si la situation dépasse le stade amiable, je prépare le dossier complet pour votre expert-comptable ou votre conseil juridique. Ce suivi régulier améliore les délais de paiement et la santé de votre trésorerie.
Réponse directe : Le tarif d’une assistante commerciale indépendante en Pays Basque varie selon la formule choisie. Une intervention ponctuelle est facturée à l’heure. Un forfait mensuel est calculé en fonction du volume de missions récurrentes. Audrey Gestion propose un audit gratuit pour définir la formule adaptée à votre besoin.
Le marché des assistantes indépendantes en Pays Basque affiche des tarifs horaires généralement compris entre 35 et 65 euros HT selon l’expérience et la spécialisation. Audrey Gestion propose des forfaits mensuels clairs, sans heure cachée, adaptés aux structures de 1 à 15 personnes. Pour mettre en perspective : une embauche d’assistante commerciale à mi-temps représente un coût total employeur d’environ 1 500 à 1 800 euros par mois, auxquels s’ajoutent les obligations légales (mutuelle, congés, prévoyance). Un forfait externalisé n’a pas ces surcharges et s’arrête si votre activité ralentit. Contactez-moi via le formulaire pour recevoir un devis personnalisé en 48h.
Réponse directe : Pour une TPE ou un indépendant, externaliser revient presque toujours moins cher qu’embaucher pour un volume inférieur à 25 heures de travail mensuel. Au-delà, la comparaison dépend de l’évolution de l’activité et des missions souhaitées.
L’embauche d’un salarié à mi-temps génère des coûts fixes incompressibles : charges patronales (environ 40% du brut), mutuelle d’entreprise, tickets restaurant, congés payés et obligations administratives. Ces coûts existent même si l’activité ralentit. Avec une assistante commerciale indépendante, vous payez les heures réellement effectuées. Si un mois est plus calme, la facture baisse. Audrey Gestion facture ses missions de manière transparente, avec un récapitulatif mensuel des heures passées par type de tâche. Pour les dirigeants qui hésitent encore, je propose de commencer par une mission test d’un mois, sans engagement, pour mesurer le gain de temps concret.
Réponse directe : Oui, à condition que votre assistante soit soumise à une obligation de confidentialité contractuelle et que les accès soient sécurisés. Audrey Gestion signe un accord de confidentialité pour chaque mission et travaille exclusivement via les outils que vous lui fournissez.
La confidentialité des données clients est une préoccupation légitime, surtout dans les secteurs sensibles (santé, juridique, comptabilité, bâtiment…). Avant toute mission, Audrey Gestion signe avec le client un engagement de confidentialité couvrant les données commerciales, les informations tarifaires et les données personnelles des clients finaux. En matière de RGPD, une assistante externe agissant pour votre compte est considérée comme un sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement : un contrat de sous-traitance définit les responsabilités de chacun. Je travaille exclusivement avec les accès que vous m’avez accordés (CRM, drive partagé, messagerie dédiée), sans téléchargement de fichiers sensibles sur mes propres appareils.
Réponse directe : Audrey Gestion intervient en présentiel sur un rayon de 70 km autour d’Urcuit, couvrant Bayonne, Anglet, Biarritz, Saint-Jean-de-Luz, Dax et leurs environs. La grande majorité des missions est réalisable à 100% à distance.
La plupart de mes missions d’assistanat commercial sont réalisées à distance, sans perte de qualité dans le suivi. L’accès partagé à votre CRM, votre messagerie et vos documents suffit pour assurer la facturation, les relances, le reporting et la tenue des dossiers. Pour les clients qui préfèrent un contact physique régulier, j’interviens en présentiel dans leurs locaux sur Bayonne, Anglet, Biarritz, Saint-Jean-de-Luz, Hendaye, Dax et les communes voisines. Les réunions de cadrage mensuelles se tiennent en visio ou en présentiel selon votre préférence. Si vous êtes situé en dehors du Pays Basque ou des Landes, je peux travailler entièrement à distance sans difficulté.
Réponse directe : Oui. Audrey Gestion intervient pour les entreprises de Pau entièrement à distance. La distance entre Urcuit et Pau (environ 80 km) ne constitue pas un obstacle : l’accès partagé à votre CRM, vos outils de facturation et vos documents suffit pour assurer un suivi rigoureux.
Les entreprises paloisses que j’accompagne sont principalement des professions libérales, des consultants et des sous-traitants industriels qui ont besoin d’un suivi rigoureux de leur facturation, de leurs relances et de leur CRM. Pour ces structures, le travail à distance est souvent préférable : pas de déplacement, pas de contrainte de présence, et une intervention qui s’intègre facilement dans vos outils existants. Un déplacement en présentiel pour la réunion de cadrage initiale est possible sur demande. La suite de la mission se déroule entièrement à distance, avec des points réguliers en visio si vous le souhaitez. Contactez-moi pour un premier audit gratuit de votre organisation commerciale.